Die Revolution der Dokumentationszugänglichkeit – Wenn dein Handbuch plötzlich mit dir plaudert

Ihr kennt bestimmt das Problem – die Firmendokumentation ist über 500 Seiten lang und auf dutzende Dokumente auf etliche Ordner verteilt. Niemand findet was er sucht und die meisten Kollegen fragen lieber dreimal nach, bevor sie auch nur einen Blick reinwerfen.

Man kann natürlich die integrierte Suche auf der Freigabe verwenden, aber diese findet alle Relevanten Dokumente mit dem gesuchten Wort(en) – aber nicht eine passende Antwort – und die Referenz in dem Dokument muss man in der Regel das zweite Mal im Dokument suchen.

Jetzt kommen täglich Fragen, welche bestimmt jeder kennt:

• Wo steht nochmal die Anleitung für das neue Feature?
• Auf welcher Seite war diese eine wichtige Policy?
• Gibt es überhaupt eine Dokumentation zu diesem Thema?
• Auf welcher Freigabe finde ich diese PDFs mit der Information?
• Warum muss ich 20 PDFs durchsuchen, um eine simple Antwort zu bekommen?

Einige dieser Fragen sind schnell beantwortet: „ja, es gibt eine Doku – irgendwo“. Andere Fragen benötigen eine revolutionäre Lösung namens RAG.

Was ist RAG?

RAG steht für „Retrieval-Augmented Generation“ – klingt fancy, ist aber im Grunde genial einfach. Stellt euch vor, ihr kombiniert die Intelligenz einer KI wie ChatGPT mit eurer eigenen Firmendokumentation. Die KI kann dann nicht nur allgemein plaudern, sondern kennt auch eure spezifischen Prozesse, Guidelines und das Kleingedruckte auf Seite 387, Absatz 3.

Es ist oft so, dass verschiedene Nutzer auch verschiedene Zugänge zu Informationen benötigen z.B.:

• Der neue Mitarbeiter: Braucht erstmal die Basics – wo finde ich was und wer ist für was zuständig?
• Der Projektleiter: Will schnelle Antworten zu spezifischen Prozessen
• Der Entwickler: Sucht technische Details und Code-Beispiele
• Die Compliance-Abteilung: Muss exakte Referenzen mit Seitenangaben und dem Absatz haben
• Der gestresste Kollege um 17 Uhr: Will nur wissen, wie er dieses verdammte Formular für seinen Urlaub ausfüllt

Jeder hat da eigene Bedürfnisse, aber allein schon der Denkanstoß, wie viele verschiedene Wege es gibt, auf Dokumentation zuzugreifen, stellt einen vor ordentliche Herausforderungen.

Die Magie hinter RAG – Vorbereitung der Dokumente

Bevor eure Dokumentation zum intelligenten Chatbot wird, stehen so ein paar Themen an:

• Dokumente digitalisieren (falls noch nicht geschehen)
• In durchsuchbare Formate konvertieren
• Strukturieren und taggen
• In kleine, verdauliche Häppchen aufteilen (Chunking genannt)
• Vektorisieren (ja, eure Texte werden zu Zahlen – verrückt, oder?)
• In eine Vektordatenbank packen

Will man das professionell machen, dann stehen weitere Themen an:

• Datenschutz und Zugriffsberechtigungen auf Daten
• Welche Embedding-Modelle nutzen?
• Wie groß sollen die Chunks sein?
• Metadaten hinzufügen für bessere Suchergebnisse
• Regelmäßige Updates der Dokumentation einplanen
• Die richtige Balance zwischen Genauigkeit und Geschwindigkeit finden

Das klingt verdammt kompliziert und erfordert auch eine Menge Arbeit und Know-How. Aber wenn ich das alles überwinde, was kann ich damit machen?

Drei Beispiele der RAG-Revolution

Ich stelle dir einfach mal drei Beispiele für Anwendungen vor.

1. Der Chat – Dein persönlicher Doku-Assistent

Stellt dir vor, ihr könnt einfach fragen: „Wie beantrage ich Urlaub?“ und bekommt nicht nur die Antwort, sondern auch gleich die Referenz: „Laut Mitarbeiterhandbuch, Seite 42, Absatz 3, musst du den Urlaubsantrag mindestens 14 Tage vorher einreichen…“

Das Geniale: Die KI versteht Kontext. Fragt ihr nach „Kann ich das auch kurzfristig machen?“, weiß sie, dass es noch um Urlaub geht.

2. Unternehmen erkunden

Ihr habt einen neuen Mitarbeiter oder Praktikant eingestellt und dieser muss in das Unternehmen eingeführt werden. Ihn einfach vor den Doku-Assistenten setzen und machen lassen, ist wie vor einem leeren Blatt sitzen und nicht wissen, was zu tun ist.

Jetzt stellt ihr euch vor, dass ihr das ganze interaktiv gestaltet. Der Mitarbeiter bekommt eine List als eine Art Staffette mit Aufgaben, die erledigen soll. Dazu gehören:

• Wer ist für was zuständig?
• Wo soll ich mich vorstellen?
• Wo bekomme ich meine Arbeitsmaterialien?
• Wer ist mein Ansprechpartner für bestimmte Themen?

Diese Fragen kann er sich dann selber über den Doku-Assistenten erarbeiten und damit seinen Weg im Unternehmen auch selbst suchen.

Dann kommt natürlich direkt die Frage. Wer erstlelt den diesen „Staffette“? Genau – der selber Doku-Assistent, der auch die Fragen beantworten kann. Gib ihm einfach die Aufgabe und das kann er sogar je nach Arbeitsprofil machen.

3. Präzise Referenzierung – Nie wieder „Ich glaube, das stand irgendwo…“

Wenn das RAG-System richtig aufgesetzt wird, ermöglichst sie nicht nur Dokumente darüber zu finden. Jede Antwort kommt mit exakten Quellenangaben:

• Dokumentname
• Seitenzahl
• Absatz
• Sogar die Version des Dokuments
• Datum der letzten Aktualisierung

Compliance ist begeistert, Legal jubelt, und selbst der skeptischste Kollege muss zugeben: Das ist verdammt praktisch.

Der Haken an der Sache?

Wie du sehen kannst, ist das mehr als eine Menge Arbeit und vor allem erfordert es, dass man nicht nur seine PDFs aus der digitalen Schublade kramt, sondern sich auch mit neuer Technologie auseinandersetzt. Und da kommen so Gedanken auf, wie z.B. kann ich das nicht einfach als Service bestellen?

Genau das ist seit ein paar Monaten möglich. Stellt dir vor, du gibst einem Dienst deine 20 wichtigsten Dokumente, welche absolut nicht perfekt formatiert sein müssen und auch aus Word-Dateien, PDFs, Confluence-Exporten etc. bestehen können. Der Dienst liefert dir einen intelligenten Chatbot, automatische FAQs und eine durchsuchbare Wissensdatenbank, die du je nach Lust und Laune in deine bestehenden Systeme integrieren kannst.

Das Fazit

RAG ist wie der Unterschied zwischen einem verstaubten Aktenschrank und einem persönlichen Assistenten, der jede Information in Sekunden parat hat. Es macht Dokumentation nicht nur zugänglich, sondern auch nutzbar. Und mal ehrlich – wann habt ihr das letzte Mal freiwillig in einem 500-Seiten-Handbuch geblättert?

Die Zukunft der Dokumentation ist hier, und sie plaudert gerne mit euch. Man muss nur den Mut haben, den ersten Schritt zu machen. Oder wie meine KI-gestützte Doku mir neulich sagte: „Die Anleitung zum Anfangen findest du auf Seite 1, Absatz 1: Einfach anfangen.“